Zakres tematyczny:
RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI
1) Dokument – pojęcie i rodzaje
2) Najważniejsze dokumenty występujące w instytucji
3) Udostępnianie dokumentów
4) Ochrona prawna dokumentów - wynikająca z ustawy archiwalnej; wynikająca z kodeksu karnego; wynikająca z innych przepisów prawnych /np. ochrona danych osobowych, o dostępne do informacji niejawnych, o dostępie do  informacji publicznej/
4) Podpis elektroniczny
E- DOKUMENT – WYZWANIE WSPÓŁCZESNOŚCI PODSTAWOWE ZASADY POSTĘPOWANIA
Z DOKUMENTAMI ELEKTRONICZNYMI
►  Rozporządzenie z dnia 30 października 2006 Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych  Dz.U.06.206.1517
► 2) Rozporządzenie z dnia 30 października 2006 Szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi  Dz.U.06.206.1518
► 3) Rozporządzenie z dnia 2 listopada 2006 Wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych) Dz.U.06.206.1519
„KONSTYTUCJA ARCHIWALNA”-USTAWA Z DNIA 14 LIPCA 1983 R. O NARODOWYM ZASOBIE ARCHIWALNYM I ARCHIWACH                                           
1) klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji aktowej z podziałem na materiały archiwalne kat.” A” oraz materiały niearchiwalne kat. „B”
2) pojęcie Narodowego Zasobu Archiwalnego
3) obowiązki aktotwórcy/instytucji tworzącej dokumentację/
4) różnice pomiędzy „archiwum zakładowym” a „składnicą akt”
5) formy ochrony prawnej dokumentacji
6) skutki prawne wadliwie zarchiwizowanej dokumentacji
7) procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
8) procedura przekazywania akt do archiwum państwowego lub jednostek nadrzędnych, po okresie przechowywania u aktotwórcy
9) postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej w razie ustania działalności
10) akta osobowe i dokumentacja finansowa dotycząca pracowników - zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych i innych dokumentów finansowych mających wpływ na prawo i wysokość świadczeń w zakresie uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych tj.umów o pracę, list płac,kart wynagrodzeń,kart zasiłkowych, kart urlopowych, świadectw pracy/również w warunkach szczególnych/, zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu tzw.”Rp-7”
STANDARTY DZISIEJSZEGO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO (SKŁADNICY AKT)I ARCHIWISTY
1) zakres obowiązków spoczywających na osobie prowadzącej archiwum/składnicy akt/
 gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie akt ; zarządzanie dokumentacją aktotwórcy
2) wymogi organizacyjno-techniczne
 wykształcenie, umiejętności oraz predyspozycje osobiste pracowników archiwum; lokal oraz wyposażenie archiwum; niezbędne warunki techniczne; odpowiednia temperatura, wilgotność oraz naświetlenie; topograficzne rozmieszczenie dokumentacji w archiwum; przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych na podstawie „Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum lub składnicy akt”, tzw. instrukcji archiwalnej
3) elektroniczne programy archiwistyczne-narzędzie współczesnego archiwisty
OBIEG DOKUMENTÓW -FORMA TRADYCYJNA I ELEKTRONICZNA 
a) Systemy kancelaryjne
INSTRUKCJA KANCELARYJNA I RZECZOWY WYKAZ AKT  
a) Obieg akt (zasadnicze etapy obiegu dokumentacji - punkty zatrzymania
b) Zasady przyjmowania i przesyłania wpływów
c) Wzór przykładowego obiegu dokumentacji elektronicznej/prezentacja
ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI  –/ WARSZTATATY/
 aktowej (w tym akt osobowych); technicznej; geodezyjno-kartograficznej; fotograficznej; elektronicznej
         polegającej na:
 przekazaniu akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego (składnicy akt)
 sporządzeniu odpowiednich spisów zdawczo-odbiorczych oddzielnie dla kategori”A”i „B”
 nadaniu teczkom sygnatury akt
 sporządzeniu wykazu spisów zdawczo-odbiorczych 
 przygotowaniu zarządzenia powołującego komisję do brakowania
 sporządzeniu spisu dokumentacji niearchiwalnej
 wypełnieniniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
 wypełnieniu wniosku do archiwum państwowego z prośbą o wydanie jednorazowego zezwolenia na zniszczenie akt
 dokonaniu opisu teczek
 schowaniu teczek do pudeł archiwistycznych 
 wypełnieniu wezwania do przekazania akt
 wypełnieniu karty wypożyczenia – udostępnienia akt
 wypełnieniu karty zastępczej wypożyczonych akt
 opisaniu teczki akt osobowych
 sporządzeniu ewidencji teczek akt osobowych
 rozszerzeniu RWA /np. poprzez podzielenie dokumentacji księgowej  (341) na analitykę, syntetykę, rejestry zakupu, rejestry sprzedaży./
 paginacji teczki kat”A”
 nadaniu teczkom znaku akt

Najbliższe szkolenia z tego tematu :