Zakres tematyczny:

RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI
1) Dokument – pojęcie i rodzaje
2) E- dokument – wyzwanie współczesności
3) Najważniejsze dokumenty występujące w administracji publicznej – wzory  
4) Udostępnianie dokumentów
5) Ochrona prawna dokumentów
6) Wynikająca z ustawy archiwalnej
7) Wynikająca z kodeksu karnego
8) Wynikająca z innych przepisów prawnych /np. ochrona danych osobowych, o dostępne do informacji niejawnych, o dostępie do  informacji publicznej/
9) Podpis elektroniczny
OBIEG DOKUMENTÓW (FORMA TRADYCYJNA). Praktyka stosowania instrukcji kancelaryjnej
1) Systemy kancelaryjne - wybór własnego
2) Instrukcja kancelaryjna – najważniejszy normatyw
3) Regulacja prawna instrukcji kancelaryjnej
a) System kancelaryjny
b) Obieg akt (zasadnicze etapy obiegu dokumentacji - punkty zatrzymania   
c) Zasady przyjmowania i przesyłania wpływów    
d) Odbiór korespondencji przychodzącej
e) Rejestrowanie i zatwierdzanie pism lub spraw                                                          
ELEKTRONICZNY SYSTEM OBIEGU DOKUMENTÓW
1) Obieg korespondencji elektronicznej
2) Przyjmowanie, rejestrowanie, odrejestrowywanie spraw
3) Raporty
4) Wzór przykładowego obiegu dokumentacji elektronicznej/prezentacja /
ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI.  Podstawy prawne regulujące postępowanie z dokumentacją
1) Najważniejsze akty prawa archiwalnego z uwzględnieniem ostatnich zmian/,a także orzecznictwa/
2) Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji aktowej z podziałem na materiały archiwalne kat.” A” oraz materiały niearchiwalne kat. „B”
3) Pojęcie Narodowego Zasobu Archiwalnego
4) Obowiązki aktotwórcy/instytucji tworzącej dokumentację/
5) Różnice pomiędzy „archiwum zakładowym” a „składnicą akt
6) Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
7) Procedura przekazywania akt do archiwum państwowego lub jednostek nadrzędnych, po okresie przechowywania u aktotwórcy
8) Postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej
A. Cel oraz zadania sprawnie funkcjonującego współczesnego archiwum zakładowego /składnicy akt/
1) Zakres obowiązków spoczywających na osobie prowadzącej archiwum /składnicy akt/
2) Gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie akt
3) Zarządzanie dokumentacją aktotwórcy
4) Wymogi organizacyjno-techniczne
5) Wykształcenie, umiejętności oraz predyspozycje osobiste pracowników archiwum
6) Lokal oraz wyposażenie archiwum
7) Niezbędne warunki techniczne, odpowiednia temperatura, wilgotność oraz naświetlenie
8) Topograficzne rozmieszczenie dokumentacji w archiwum
9) Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych na podstawie „instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum lub składnicy akt, „tzw. Instrukcji archiwalnej”
10) Przygotowanie do kontroli przez archiwum państwowe
B. Archiwizacja dokumentacji-będącej w zasobie /ZADANIA/
1) Aktowej (w tym akt osobowych)-porządkowanie i sporządzenie   spisów
2) Technicznej-porządkowanie i sporządzenie spisów
3) Geodezyjno-kartograficznej-porządkowanie i sporządzenie spisów
4) Fotograficznej-porządkowanie i sporządzenie spisów
5) Elektronicznej
6) Dokumentacji kat. ”A” i „B”
7) Paginacja dokumentacji kat”A”i akt osobowych
8) Tworzenie ewidencji archiwum zakładowego
9) Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych/do archiwum zakładowego/składnicy akt/ i archiwum państwowego
10) Nadawanie sygnatury
11) Sporządzanie wykazu spisów zdawczo-odbiorczych
12) Sporządzanie zarządzenia do brakowania/wzór nienormalizowany/
13) Sporządzanie spisu do brakowania
14) Sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
15) Sporządzanie wniosku do Archiwum Państwowego o wyrażenie jednorazowej zgody na brakowanie/wzór nienormalizowany/
16) Sporządzenie zarządzenia powołującego normatywy do stosowania/wzór nienormalizowany/
17) Ułożenie akt wg topografii archiwum
18) Sporządzanie spisu materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum Państwowego
19) Sporządzenie rysu historycznego
20) Tworzenie i rozszerzenie RWA
21) Tworzenie własnych normatywów kancelaryjno-archiwalnych - przykładowy wzór instrukcji archiwalnej, rzeczowego wykazu akt, instrukcji kancelaryjnej
22) Sporządzanie spisu spraw
23) Sporządzanie znaku sprawy

• 2010-08-10 - Szczecin